Unidad 6: El archivo y su ordenación
Objetivos:
·
Concienciarse de la necesidad de crear un
archivo eficaz y eficiente.
· Conocer los distintos tipos de archivos.
· Saber dar nombres a los sistemas de archivo y el mobiliario por cada uno de ellos empleados, conociendo sus ventajas e inconvenientes.
· Conocer los distintos tipos de archivos.
· Saber dar nombres a los sistemas de archivo y el mobiliario por cada uno de ellos empleados, conociendo sus ventajas e inconvenientes.
Ø ¿QUÉ ES EL ARCHIVO?
Según la Real Academia Española, la
palabra ARCHIVO cuanta con nueve acepciones:
1. m. Conjunto ordenado de documentos
que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio
de sus funciones o actividades.
3. m. Acción y
efecto de archivar
(||guardar documentos o información en un archivo). Entregó la documentación
para proceder a su archivo.
4. m. Acción y
efecto de archivar
(|| dar por terminado un asunto). El juez ordenó el archivo del caso.
5. m. Inform. Espacio
que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar
porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse
mediante una instrucción única.
7. m. Col. oficina.
1. tr. Guardar documentos o
información en un archivo.
2. tr. Dar por terminado un asunto.
Podemos
elaborar una definición para el término ARCHIVAR.
·
Guardar la información en forma segura y
disponible, para una futura utilización. O en forma más completa:
·
Procedimiento sistemático de clasificación,
organización, conservación y ubicación de toda clase de documentos de una
oficina, empresa, servicio u organismo estatal, con el fin de encontrarla con
rapidez y exactitud cuándo se la necesite.
Ø FINALIDAD DEL ARCHIVO
Dentro de la administración de
cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible que además,
persigue unos objetivos muy concretos.
Los objetivos de naturaleza legal hacen referencia a una serie de
exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un
tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece la Ley.
Los objetivos de carácter técnico hacen referencia a la utilidad
práctica del archivo,
ACCESO y CONTROL; en otras palabras, las características esenciales que debe tener un archivo para que sea útil.
ACCESO y CONTROL; en otras palabras, las características esenciales que debe tener un archivo para que sea útil.
Ø REQUISITOS DE QUIEN ARCHIVA:
· Ser ordenado y cuidadoso.
· Tener agilidad mental, para la rápida ubicación de los documentos y para archivar, cuando así proceda, con la facilidad y rapidez necesarias.
· Debe ser preciso en el manejo del sistema que se emplea en una oficina, archivando y desarchivando con eficacia.
· Es necesario que tenga disposición y voluntad para archivar cotidianamente y tener siempre al día el archivo. Nunca debe decir: "Esto lo archivaré mañana". Sino más bien: "Esto lo archivaré hoy, para encontrarlo mañana, cuando lo necesite".
· Ser ordenado y cuidadoso.
· Tener agilidad mental, para la rápida ubicación de los documentos y para archivar, cuando así proceda, con la facilidad y rapidez necesarias.
· Debe ser preciso en el manejo del sistema que se emplea en una oficina, archivando y desarchivando con eficacia.
· Es necesario que tenga disposición y voluntad para archivar cotidianamente y tener siempre al día el archivo. Nunca debe decir: "Esto lo archivaré mañana". Sino más bien: "Esto lo archivaré hoy, para encontrarlo mañana, cuando lo necesite".
Ø REQUISITOS DEL ARCHIVO
Al igual que exigíamos unas normas de
ordenación, como vimos en la unidad anterior, igualmente si queremos que el
archivo que hemos creado sea útil, deberemos tener en cuenta una serie de
requisitos.
·
El archivo debe ser de fácil utilización.
· El archivo debe estar actualizado.
· El archivo debe estar actualizado.
·
El archivo debe ser flexible.
·
El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni
suponer un elevado coste.
·
El archivo debe garantizar la seguridad y la
conservación de los documentos en él guardados.
·
El archivo debe estar controlado.
Ø IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Es un activo centro de información.
Promueve la imagen positiva de la
entidad
Conserva en buena forma los documentos
confiados a él.
Agiliza las operaciones.
Ø CUALIDADES DEL ARCHIVO EFICAZ
1. Sencillo : Debe estar libre
de complicaciones, para que su manipulación sea fácil y rápida.
2. Comprensible: El sistema bajo el cual se guardan los
documentos, debe entenderse por todos, no solamente por la secretaria.
3. Actual : El archivo debe
permanecer siempre al día; no es recomendable acumular los documentos por más
de un día en el escritorio.
4. Constante : Una vez que se haya
decidido por un sistema de clasificación, se debe mantener y no cambiar.
5. Accesible : Que cualquier
persona pueda llegar fácilmente a él y consultarlo.
GUARDAR
UN DOCUMENTO ES IMPORTANTE, PERO ENCONTRARLO ES VITAL.
También podríamos decir que el archivo
constituye la “Memoria escrita de una organización”, ya que toda la
documentación que alberga sirve de base a su desarrollo y de apoyo para la toma
de decisiones.
Para muchos oficinistas, la tarea de
archivar es tediosa y evitan hacerse cargo de ella; o simplemente acumulan
documentación en forma desordenada y sin ningún método.
¿Qué consecuencia trae esto?
·
Acumular papeles en el escritorio.
·
No recordar el lugar donde se guardó un
documento.
·
Pérdida de tiempo, buscando el documento
extraviado.
Para evitar
estos inconvenientes y conservar en forma expedita y con cuidado, toda clase de
documentos recibidos y despachados, es necesario desde luego, que la persona
que ejecuta las funciones de archivista tenga una clara visión del orden, de la
responsabilidad y del cuidado de los documentos guardados; debe además, tener
una memoria visual desarrollada, que le permita ubicar en el acto, el documento
requerido.
TIPOS DE ARCHIVOS
A la hora de realizar una
clasificación de los distintos tipos de archivos, podemos hacerla atendiendo a
diversas variables. En el siguiente cuadro se recogen los archivos más
frecuentes.
Ø Según su organización:
A.1.
Archivos Centralizados: Toda la documentación de la
institución es guardada en un solo departamento, especialmente diseñado para
estos fines. En él, una persona especializada se encarga únicamente de esta
labor. Recibe, clasifica, guarda y presta los documentos a quienes lo
soliciten, por medio de formularios especiales.
Ventaja:
Se tiene un perfecto control de los
documentos, ya que nadie puede sacarlos sin llenar previamente una hoja de
solicitud, donde estipule cuando lo retira, quien lo ocupará y cuando será
devuelto.
Se puede establecer con mayor
facilidad un criterio único de ordenamiento y clasificación.
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Desventaja:
Se pierde un poco de tiempo en
llegar a él, ya que se encuentra en otra dependencia y no en el mismo
departamento.
|
A.2.
Archivos Descentralizados: Archivo distribuido en distintas
partes de la empresa donde los documentos se encuentran repartidos entre los
departamentos.
En este caso, los documentos son guardados por cada departamento, siendo la secretaria la encargada de ello.
En este caso, los documentos son guardados por cada departamento, siendo la secretaria la encargada de ello.
Ventajas:
El ahorro, ya que no es necesario
contratar a una persona que se dedique exclusivamente al archivo.
No se requiere de una dependencia
adicional, ya que los documentos se almacenan en la misma oficina.
No hay pérdida de tiempo en acceder
a él, ya que no se debe acudir a otra dependencia. Existe una mayor
proximidad.
No es necesario llenar formularios
para consultar documentos.
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Desventaja:
Aumentan las tareas de la
secretaria, quien además de todas sus funciones, debe dedicar parte de su
tiempo a conservar el archivo actualizado.
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A.3.
Archivos Descentralizados con Control Central: son
una combinación de los anteriores, ya que aunque se guardan los documentos en
cada departamento, una copia de éstos, se archiva en la central.
Ventaja:
La documentación posee un respaldo,
ya que en caso de extravío o deterioro de un documento, su copia estará en la
central.
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Desventaja:
Es su alto costo, ya que requiere
duplicar cada documento, contratar a una persona especializada y habilitar un
recinto con toda la implementación necesaria para ser la central.
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Ø Según el sistema de archivo y el mobiliario
La forma de colocar la documentación,
una vez clasificada, da origen a diferentes sistemas de archivo. Como ya
avanzamos al analizar los distintos tipos de archivos, diferenciamos entre tres
sistemas de archivos: sistema horizontal, sistema vertical y sistema lateral.
Cada uno de estos sistemas emplea un mobiliario distinto.
La documentación es almacenada en
carpetas, cajas, armarios y sus formas habituales de archivo son las
siguientes:
Los
documentos son almacenados uno encima del otro, en carpetas, cajas archivadores
o cajones.
Este sistema se utiliza, por ejemplo,
para almacenar mapas o planos y cuando el volumen sea poco.
También se usa para anotaciones en
tarjetas impresas vinculadas a determinados rubros, éstas conforman una unidad
que se coloca, en bandejas metálicas horizontales, que resultan muy fáciles de
sacar (abrir) para actualizar algún dato o simplemente para requerir alguna
información.
VENTAJAS
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DESVENTAJAS
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Permite archivar documentos grandes.
Conserva documentos en muy buen
estado, sin doblarlos ni enrollarlos
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Tiempo de búsqueda de documentos. En
ocasiones se pierde mucho tiempo a la hora de encontrar un determinado documento,
ya que para sacar un documento hay que quitar o mover todo lo que tiene
encima.
Se deterioran las esquinas.
Ocupa mucho espacio. Este
inconveniente toma mayor relevancia cuando menor sea el espacio disponible en
la oficina para el archivo.
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VENTAJAS
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DESVENTAJAS
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Sencillo de comprender y poner en
prácticas.
Fácil de manejar ya que los
documentos son introducidos y extraídos de forma sencilla y rápida.
|
Peso limitado. No puede soportar
mucho peso, de lo contrario podrían descolgarse las guías.
Los cajones pueden ser difíciles de
abrir en determinados espacios.
No lo puede utilizar más de una
persona cada vez. Es simple, una persona no tiene espacio material para
realizar una búsqueda si otra ya está buscando, o que una persona no puede
buscar en un cajón si otra persona tiene abierto otro cajón del archivo.
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Los
documentos se archivan uno al lado del otro, introduciéndose dentro de carpetas
o archivadores que se colocan también una al lado de la otra. La denominación
del documento se coloca en el lomo de la carpeta y/o caja. Este sistema de
archivos se podría comparar con la colocación de libros en una estantería de
una biblioteca.
VENTAJAS
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Permite archivar muchos documentos
en un espacio relativamente pequeño. Es decir, no ocupa mucho espacio, lo que
hace posible que muchos documentos estén ubicados en un mismo lugar. Estos sistemas soportan peso sin excesivos
problemas.
Los documentos están a la vista,
pues cada uno tiene su nombre y se reconocen rápidamente al leerlos; son
fáciles de localizar.
Varias personas pueden acceder al
mismo tiempo a los documentos, pues el espacio en el que se almacenan los
documentos permite observar cuál es el archivador que buscamos y escogerlo.
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DESVENTAJAS
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Difícil acceso a los documentos
situados en la parte superior.
Mayor probabilidad de
deterioro. Los documentos quedan menos
protegidos, sobre todo si no se encuentran en armarios cerrados.
Dificultad para leer títulos que no
se coloquen de canto.
Mayor exposición al calor, fuego,
polvo y desgaste.
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Los sistemas multiusos consisten en el
empleo de unos archivadores que permiten guardar distintos tipos de documentos
de formatos, materiales y contenidos distintos. Así en un mismo archivo podemos
guardar documentos en soporte papel, disquetes, mapas, etc. Engloba las
características, ventajas e inconvenientes de los sistemas horizontales,
verticales y laterales analizados anteriormente. Ello es así debido a que este
sistema multiusos no es más que un sistema en el que se combinan distintos
sistemas de archivo.
Los sistemas automatizados son
similares a los sistemas de archivo vertical pues tienen suspendidos las
carpetas de los archivos sobre unas guías que actúan de cintas transportadoras.
Se utiliza un mecanismo eléctrico para enviar los documentos seleccionados.
La principal ventaja el alto nivel en
cuanto a la ordenación de la información, así como la posibilidad de almacenar
cantidades enormes de documentos.
El principal inconveniente lo podemos
encontrar en su coste. Resulta algo costoso su implantación y puesta en marcha.
Ø Según el soporte:
C.1. Archivos de Documentos:
El archivo de documentos almacena papeles y documentación en carpetas, cajas,
ficheros, estantería o armarios.
C.2. Archivos de Microfilm:
El mecanismo consiste en fotografiar los documentos y reducirlos a un tamaño
muy pequeño utilizando una microfilmadora.
Así, éstos son guardados en rollos de películas o transparencias. Para
su visualización se utilizan unos aparatos llamados visores que amplían el
contenido de las microfichas y que permiten consultarlos.
C.3. Archivos Informáticos:
El archivo informático o informatizado supone la utilización de computadores
como soporte para el almacenamiento de la información.
Ø Según el grado de utilización:
D.1.
Archivos Activos: Archivo al que se accede
habitualmente. Diremos que un archivo es activo cuando los papeles o documentos
almacenados son consultados o empleados con bastante frecuencia.
Representa el material informativo
indispensable para continuar el curso normal de la actividad institucional.
Proporciona constante información obtenida, a través de los documentos que
guarda y de las consultas que recibe.
Su condición de activo, no sólo
depende de los datos o información que contengan los documentos, sino de la
permanente actividad desarrollada por la organización, en virtud de utilizarlo
como fuente de consulta periódica.
Dentro de este archivo, podemos
distinguir tres tipos diferentes de material.
Material
permanente: Es
aquel que se refiere a la correspondencia comercial de la empresa y que puede
ser consultado en forma frecuente.
Material
temporal: Tiene
relación con la correspondencia de orden social (tarjetas de invitación,
felicitaciones, agradecimientos, etc.) la cual, por su naturaleza, es renovada
frecuentemente.
Prensa: El periódico, recortes de prensa,
revistas, catálogos o propaganda.
D.2.
Archivos Semi-activos:
Archivo al que se accede raramente. El
archivo será semi-activo cuando la frecuencia de utilización o consulta de los
documentos en él sean guardados en pequeña. Aquí se almacenan los documentos
que si bien no tienen consulta frecuente, tampoco es muy esporádica como para
llevarlos al archivo pasivo, que se encuentra lejos de la oficina.
D.3.
Archivos Inactivos o pasivos: El archivo
inactivo es aquel que almacena documentos que poseen un carácter simplemente
documental o histórico pero que no poseen utilidad operativa; es decir,
documentos que no suelen ser consultados. Por ejemplo: libros de contabilidad,
pólizas de seguro, contratos de los trabajadores, finiquitos, etc. Estos
conservan su valor histórico o documental, y podrían servir de base a futuras
decisiones.
SISTEMAS Y EQUIPOS DE ARCHIVO
Guía Primaria: una
tarjeta de material fuerte que se usa para separar las secciones alfabéticas
principales de un archivo. Las pestañas en las guías primarias, por lo general,
se encuentran en el extremo izquierdo, pero se pueden esparcir de izquierda a
derecha en el cajón del archivo. Cada guía primaria se coloca al principio de
una sección alfabética; así, el encargado del archivo sabe, por ejemplo, que
todo lo que está detrás de la guía "A" hasta la guía "B"
concierne a documentos archivados bajo nombres que empiezan con la letra A.
En un archivo auténtico de una
institución, una guía primaria debe tener por lo menos cinco, pero no más de
diez, carpetas detrás de ella. Los archivos son molestos y costosos cuando se
tienen menos de cinco carpetas detrás de cada guía. Si se coloca un número
excesivo de carpetas detrás de una guía, se desperdician las ventajas para
localizarlas rápidamente y retirarlas del archivo con facilidad.
Guía Especial: una
pieza de cartón fuerte que se usa entre las guías primarias para subdividir una
sección alfabética principal de un archivo o para realzar la importancia
especial de los títulos.
Carpeta
Individual: aquella
que se usa para archivar documentos de un sólo nombre o asunto. Cuando cinco o
más papeles que conciernen a un individuo, entidad o asunto, se han acumulado,
se prepara una carpeta individual poniendo el nombre de la persona o asunto en
la pestaña de la carpeta. Las carpetas individuales se arreglan alfabéticamente
detrás de cada guía. Al mirar estas carpetas en un gabinete de archivo, la
pestaña en una carpeta individual se encuentra, por lo general, en el centro, o
ligeramente hacia la derecha.
Recuerde que toda correspondencia en
una carpeta individual se arregla cronológicamente, colocando delante el
documento o papel de fecha más reciente y continuando por orden hasta el de
fecha más remota.
Carpeta
Miscelánea: aquella que se usa para guardar los
documentos de varios individuos o asuntos de los que no se tiene
correspondencia suficiente (más de cinco papeles) que justifique abrir una
carpeta individual para cada uno. Cada grupo de carpetas individuales debe
estar seguido por una carpeta miscelánea ostentando el mismo nombre de la guía
para dicha sección de archivo. Los documentos se arreglan alfabéticamente en
una carpeta miscelánea. Si se archivan dos o más documentos bajo el mismo
nombre, debe colocarse cronológicamente por orden de fechas, poniendo delante
el de la fecha más reciente.
Las guías y carpetas en archivos
alfabéticos están arregladas en tal forma que los documentos, apropiadamente
distribuidos, pueden colocarse en las carpetas rápidamente, ejecutando el
trabajo en una operación continua de frente hacia la parte interior del
gabinete o cajón de archivo. Una vez que abra usted el gabinete de archivo,
seleccione la guía apropiada y muévala hacia adelante. Luego, dele un vistazo a
las carpetas individuales. Si existe una carpeta individual para el documento,
colóquelo allí, en correcto orden cronológico. Si no existe una carpeta
individual, mueva todas las carpetas individuales hacia adelante hasta dejar
expuesta la carpeta miscelánea para aquella sección del archivo. Coloque el
documento dentro de ella.
Es sumamente
importante que en toda oficina se establezca alguna clase de rutina mediante la
cual se puedan recoger regularmente y en forma segura, todos los documentos que
se van a archivar.
Para cumplir
con el correcto archivo de la correspondencia, será necesario respetar la
siguiente secuencia:
2.-
Clasificar: Este es un paso a seguir, cuando recién estamos organizando
nuestro archivo. Consiste en seleccionar el nombre o título bajo el cual se
guardará el documento.
Tenemos
varias opciones, como:
- Por el nombre que aparezca en el membrete.
- Por el nombre del firmante.
- Por el nombre del destinatario.
- Por la localidad de donde es enviada la
carta.
- Por la referencia.
Al
seleccionar el criterio de archivo, la persona que lo haga debe estar segura de
que ese es el nombre que tiene más posibilidades de ser usado, cuando se pida
el documento archivado.
3.- Marcar: Una vez que se ha seleccionado el
nombre o título, se indica utilizando cualquiera de las siguientes formas:
- Se subraya o se encierra en un círculo con
lápiz de color, el título seleccionado.
- Cuando el título no se encuentra escrito,
éste se escribe con lápiz de color en la esquina superior derecha del
documento.
Si
a una carta se le debe hacer "referencia cruzada", después de
subrayar o de escribir el nombre bajo el cual debe archivarse, también se
subraya o se escribe el nombre bajo el cual debe aparecer la referencia y
además, una X al final del
renglón. Luego se registra en la hoja de referencia cruzada, los datos
pertinentes.
4.- Distribuir: Consiste en la separación
preliminar de los documentos, antes de llevarlos al archivo, con el objeto de
ahorrar tiempo. De esta manera, sólo tendrá que abrirse los cajones una vez y
aseguraremos que no se traspapele nada.
5.- Archivar: Consiste en guardar los documentos
en las carpetas correspondientes, cautelando que estén perfectamente estirados,
con los membretes hacia la izquierda, las perforaciones al centro y sin ninguna
rotura.
Préstamo de Documentos: Es
muy común que personal de las distintas dependencias de la empresa, requiera
algún documento ya archivado. Para evitar la pérdida de la información, se hace
necesario llevar un control, ya que la persona responsable del archivo debe
saber en todo momento dónde está la documentación que tiene a su cargo.
Para
llevar el control puedes utilizar un formulario diseñado especialmente y cuya
estructura puede ser como la siguiente.
DOCUMENTO/CARPETA:
|
||
FACILITADO A:
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DEPTO. / SECCIÓN:
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FECHA DE PRÉSTAMO:
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FECHA DE DEVOLUCION:
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FIRMA (quién autoriza)
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FIRMA (quién recibe)
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Este documento es
archivado en lugar del que ha sido prestado.
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