Módulo I: Administración


Unidad 1: La empresa y su Organización


Objetivos:

  • ·       Adquirir una visión general de lo que es la empresa y el entorno que la rodea.
  • ·       Conocer aquellos elementos internos y externos que determinan el funcionamiento de una empresa.
  • ·       Saber identificar los distintos tipos de empresas en función de una serie de variables, tales como el tamaño, el sector de actividad y la forma jurídica.
Presentación
El Concepto de empresa puede entenderse de diferentes maneras en función del punto de vista desde el que se mire. Así, para el trabajador la empresa es una fuente de empleo, es decir, su lugar de trabajo, mientras que para el empresario es una organización destinada a ganar dinero mediante la fabricación, comercialización o prestación de bienes y servicios.  ¿Desde qué otros puntos de vista podemos entender el concepto de empresa?

DEFINICIÓN DE EMPRESA
La empresa es una unidad económica en la que intervienen recursos materiales, humanos y financieros, bajo una determinada estructura organizativa, con el fin de alcanzar unos determinados objetivos, actuando bajo condiciones de riesgo.
Por lo señalado, es importante el análisis de cuáles son las necesidades del mercado[1], de la existencia o no de competencia[2] y, sobre todo, un análisis detallado del entorno[3], para conocer la viabilidad o no de la actividad empresarial.

RECURSOS DE LA EMPRESA
Ø  Recursos Humanos
Empresario: Persona física o jurídica que aporta el dinero a la empresa, toma decisiones, y por sobre todo asume riesgos.
Trabajadores o empleados: Persona que aporta su trabajo a cambio de una remuneración.
Ø  Recursos Materiales
Conjunto de materias primas, productos intermedios, maquinarias, etc., necesarios para la obtención de los bienes y servicios de la actividad desarrollada en la empresa, además de las instalaciones y terrenos.
Ø  Recursos Financieros
Necesarios para el financiamiento y buen funcionamiento de la actividad como por ejemplo: créditos, dinero en efectivo, etc.
Ø  + Estructura organizativa
Representación jerárquica de las funciones y áreas departamentales de la empresa.

FUNCIONES DE LA EMPRESA
Como ya comentamos en su definición, la empresa puede llevar a cabo una serie de funciones que suelen coincidir con sus distintas áreas de trabajo, aunque no necesariamente tiene que desempeñarlas todas. A continuación comentamos brevemente cada una.
Producción: Gracias a esta función la empresa fabrica bienes finales para la empresa.
Aprovisionamiento: Esta permite saber qué necesita para la fabricación, cuánto debe fabricar, cómo almacenarlo, etc.
Comercialización: Una vez terminado el producto, la empresa, por intermedio de esta función, debe encaminar su venta y distribución.
Finanzas: Al hablar de la función finanzas de la empresa, podemos diferenciar dos subfunciones.  La primera es la función de financiación la cual tiene como finalidad la captación de todos aquellos recursos necesarios para poder realizar la función de producción al menor costo posible. La segunda subfunción es la inversión, que se encarga de gestionar los recursos financieros obtenidos de forma que se consigan los mayores beneficios.
I+D: Es una función de investigación y tiene como objetivo la realización de estudios e investigaciones en cualquier parte de la empresa con el objeto de poder efectuar mejoras.  A esta función se le conoce también por estas siglas que significan “Investigación y Desarrollo”.
Administración: Es la que hace referencia a aquellas actividades de coordinación de todos los factores humanos. Incluye la gestión del personal de la empresa.

ACTIVIDAD
Completa las siguientes afirmaciones con la palabra correspondiente:
PRODUCCIÓN
CAPITAL
SUELDOS
BENEFICIO
  •       El fin de la empresa es la obtención de un ___________________.
  •       La empresa es una unidad económica de ______________________: produce bienes y servicios.
  •       La empresa es una organización que utiliza trabajo y ______________________: proporciona trabajo remunerado y emplea capital.
  •       La empresa proporciona beneficios al empresario, ________________ a los trabajadores y bienes y servicios a la sociedad.

Escribe a la derecha de los departamentos de una empresa la función que le corresponda:
(Toma decisiones         
Inversión
Transformación
Compra de Materiales)




APROVISIONAMIENTO


FINANZAS


DIRECCIÓN


PRODUCCIÓN













ELEMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
Existen una serie de factores o elementos que determinan el funcionamiento y la posición competitiva de la empresa, es decir, que influyen en la marcha de la empresa.

Ø  ELEMENTOS INTERNOS
Los elementos internos (variables endógenas) incluyen aquellos factores inherentes a la propia empresa que permiten establecer sus puntos fuertes y débiles. Dichos elementos se identifican con las 
distintas áreas funcionales de la empresa que, como recordarás, hemos comentado como Recursos de la Empresa.

Ø  ELEMENTOS EXTERNOS
Toda organización se encuentra inmersa en un entorno (variables exógenas) que la condiciona y con el que interactúa. La empresa, por tanto, debe identificar su entorno y vigilar constantemente su evolución, para descubrir de ese modo las posibles oportunidades y amenazas que presenten.

·         Macroentorno:
El macroentorno hace alusión a aquel entorno general que rodea a la empresa y que es común a las empresas de un determinado sector y/o país.
Tradicionalmente, se ha analizado el macroentorno considerando seis dimensiones:
  •      Entorno natural o físico
  •         Entorno demográfico
  •         Entorno económico
  •         Entorno tecnológico
  •         Entorno socio-cultural
  •         Entorno político-legal
·         Microentorno
El microentorno[4] hace referencia al entorno específico de una empresa en particular. Este microentorno está formado por todas aquellas fuerzas que tienen una influencia directa en el proceso de intercambio que mantiene la empresa con su entorno.
Si analizamos brevemente cada uno de los componentes del microentorno, nos encontramos con:
Los proveedores:  Personas y/o entidades que abastecen a la empresa de los productos y servicios necesarios para su actividad.
Los clientes:          Personas y/o entidades que hacen uso de los productos y servicios que ofrece la empresa.
La competencia:   Rivalidad entre dos o más empresas que desarrollan la misma actividad.


TIPOS DE EMPRESA EN FUNCIÓN DE LA FORMA JURÍDICA

Una clasificación según su forma jurídica se refiere al el tipo de empresa que el Estado Chileno permite crear; en este caso, hay dos categorías importantes a señalar, la primera es si la empresa será individual[5] o colectiva[6].
Sobre estas dos clasificaciones, pueden nacer las siguientes segmentaciones:

  Ø  Empresa Individual: Es aquella empresa cuyo propietario es un solo individuo, quien se beneficia de las ganancias de su sociedad, pero también es el responsable de asumir las perdidas aun a costa de su patrimonio personal. Este puede responder incluso hasta con sus bienes personales (diferentes a los que el aportó a la sociedad), quiere decir, es una sociedad ilimitada. 
  Ø  Empresa individual de Responsabilidad Limitada (EIRL): Son personas jurídicas, con RUT y patrimonio propio, donde la responsabilidad es limitada, cuando se habla de responsabilidad, se entiende que “la obligación con terceros se debe responder solo hasta el monto aportado por el contribuyente”, y para términos de administración, es el dueño de la sociedad.
  Ø  Sociedad colectiva: Es una empresa compuesta por más de un dueño, la característica de esta sociedad es que los socios responden ilimitadamente (hasta con su patrimonio personal), la administración puede ser ejercida por todos los socios, que se asigne por acuerdo de todos los socios que solo uno administre o tercerizar dicha gestión y contratar un administrador para que cumpla dicha función.
  Ø  Sociedad Limitada: Es una sociedad que se caracteriza porque los socios responden solamente hasta el límite de sus aportes, pueden tener de dos a cincuenta socios, y de superar este monto, pasa a convertirse en una sociedad colectiva de responsabilidad ilimitada, los acuerdos tienen que ser unánimes (todos los socios deben estar de acuerdo con las políticas acordadas), pero lo normal es que se asigne un administrador para cumplir dicha labor.
  Ø  Sociedad Anónima: Es una persona jurídica conformada por personas denominadas accionistas que consolidan un capital común. Cumple con la función de que al responder a terceros, se responde hasta el monto del aporte, estas sociedades son administradas por un Directorio, que debe tener como mínimo tres miembros, que deben elegir a su vez un presidente y un gerente, las decisiones se toman por votación de mayoría. El porcentaje de participación se definirá por la cantidad de acciones que posee con respecto al total de acciones que conforman el capital.


TIPOS DE EMPRESA EN FUNCIÓN DE LA PROPIEDAD DE BIENES

Podemos distinguir entre empresas públicas[7], privadas[8] y mixtas[9], según los bienes pertenezcan al Estado a los particulares o a ambos.
Otro aspecto que diferencia a empresas públicas y privadas son los objetivos[10] que persiguen.


TIPOS DE EMPRESA EN FUNCIÓN DEL SECTOR DE ACTIVIDAD

Nos encontramos con tres tipos de empresas según el sector de actividad en el que la empresa trabaje:
Ø  Empresas Primarias: También denominadas empresas extractivas, se dedican a actividades relacionadas con los recursos naturales como: la agricultura, extracciones mineras, ganadería, bosques, pesca o caza. Son empresas que se caracterizan por la obtención directa de bienes económicos, sin que se caracterizan por la obtención directa de bienes económicos, sin llevar a cabo ningún tipo de transformación posterior.
Ø  Empresas Secundarias: Denominadas transformadoras, son aquellas dedicadas a la elaboración y transformación de materias primas. Corresponden por tanto a las actividades industriales como: la industria, construcción, producción de energía, etc.
Ø  Empresas Terciarias: Conocidas como empresas de servicios, que comprenden todas las demás actividades.  Se dedican por tanto: al transporte, comercio, espectáculo y otros servicios en general (educación, formación y desarrollo). Dentro del sector terciario o de servicios podemos realizar una nueva clasificación de las empresas debido a la importancia que adquiere la actividad comercial en el mundo empresarial.


TIPOS DE EMPRESA EN FUNCIÓN DEL TAMAÑO (Ley 20.416, 2010)

A lo largo de los años ha existido gran controversia a la hora de definir lo que se entiende por tamaño o dimensión de la empresa. De entre los criterios posibles para clasificar las empresas en función de su tamaño, los más utilizados son: Volumen de ventas, Número de trabajadores, Activo neto, Beneficios brutos, Recursos propios, Valor añadido
Se afirma que lo mejor es utilizar una combinación de varios criterios[11], si bien se acepta de forma universal e internacional la clasificación en función del número de trabajadores y de acuerdo con su nivel de ventas por productividad anual.
  Ø  Microempresa: Sociedad compuesta desde 1 a 5 trabajadores, y/o su volumen de ventas oscila entre 0 a 2.400 U.F Anuales.
  Ø  Pequeña Empresa: Sociedad compuesta desde 6 a 50 trabajadores, y/o su volumen de ventas oscila entre 2.401 a 25.000 U.F Anuales.
  Ø  Mediana Empresa: Sociedad compuesta desde 50 a 400 trabajadores, y/o su volumen de ventas oscila entre 25.001 a 100.000 U.F al año.
  Ø  Gran Empresa: Sociedad compuesta desde 400 a más trabajadores y/o su volumen de ventas es mayor a las 100.001 U.F al año.

ACTIVIDAD
A qué tipo de entorno empresarial pertenece cada uno de los siguientes factores? Marque con una “X”
macroentorno   microentorno.




El cambio climático mundial.




El envejecimiento de la población chilena.




Poca oferta de materias primas por quiebra de empresas oferentes




La evolución de la tecnología informática.




Un proceso productivo revolucionario en un sector de actividad.




EL alza del precio de los combustibles en la estación proveedora

F I N    A C T I V I D A D


[1]Espacio donde se lleva a cabo el intercambio de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa
[2]Rivalidad entre dos o más empresas que desarrollan la misma actividad
[3]Todo lo que rodea a la empresa y que, por tanto, influye en su funcionamiento
[4]Entorno específico de una empresa en particular En la empresa individual una persona física desempeña las funciones empresariales.
[5]En la empresa individual una persona física desempeña las funciones empresariales.
[6]En la empresa colectiva las funciones empresariales son realizadas por grupos de personas
[7]Las empresas públicas son aquellas cuyo capital pertenece al Estado o a una entidad de carácter público, siendo la participación en la gestión de las mismas total del estado o entidad pública, estando reguladas por el derecho público
[8]Las empresas privadas son aquellas cuyo capital pertenece a particulares y están reguladas por el derecho empresarial
[9]Las empresas mixtas son aquellas cuyo capital es compartido por las entidades públicas y empresas privadas
[10]Las empresas privadas persiguen objetivos personales y las empresas públicas objetivos sociales
[11] http://web.sofofa.cl/wp-content/uploads/2011/02/ClasificacionPyme.pdf



·         Conocer aquellas funciones administrativas que se realizan como parte del secretariado de acuerdo a su clasificación y área de trabajo.

·         Identificar sus valores personales y profesionales inherentes al  Secretariado.



Presentación

Hoy el(la) secretario(a) o asistente ejecutivo debe manejarse como un administrador. Esta carrera tiene módulos que están relacionados profundamente con la administración de recursos humanos, por ejemplo. Debe saber cómo funcionan las organizaciones, conocer un poco los temas de gestión, que beneficia o perjudica a la empresa, conocer el entorno donde desarrolla la empresa. El(la) secretario(a) debe estar interiorizada con lo que pasa en el mercado, conocer algunos aspectos de la economía. No puede ser una persona que está encerrada en la oficina, aislada. Tiene que ser una persona que maneje herramientas comunicacionales y los aspectos tecnológicos como las competencias, habilidades y destrezas que también son importantes. Antiguamente un(a) secretario(a) manejaba una máquina de escribir, o un computador. Hoy debe saber cómo se manejan los equipos periféricos de un computador y no estar llamando al soporte. Claro que no tiene que ser un experto pero debe ser capaz de solucionar el problema. Es decir debe tener una función más amplia de su quehacer.




Introducción
La palabra secretaria se deriva del latín “secretum”, que significa secreto. Esta palabra, hoy, se aplica más bien a un profesional que no solo redacta cartas, maneja el teléfono, escribe a máquina, prepara actas, archiva documentos, llena formatos, reserva boletos de avión y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el estilo. Es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.
La preparación de del(la) secretario(a) actual no tiene nada que ver con la de las generaciones anteriores. Antes solamente era quien hacía mecanografía, contestaba el teléfono y algunas veces llevaba la contabilidad.
La figura del(la) secretario(a) sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no es posible especificar hasta qué punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el rol del secretariado en la empresa. Lo vemos en la promoción, en la coordinación, en la ejecución, como asistente cercano y activo en las grandes decisiones.
Hoy día es un(a) profesional mucho más preparada y se ha convertido en el eje elemental de la empresa. Además, con los avances tecnológicos de nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de destrezas que décadas atrás era difícil imaginar. Debe capacitarse continuamente poniéndose al día en las novedades de su profesión; mantener reserva, tener un buen conocimiento de idiomas, por lo menos del inglés, y, sobre todo, conocer bien a su jefe, y como complemento, mantener una buena relación con él. Debe convertirse en su mano derecha, y además, usando el sentido común, adelantarse siempre a sus necesidades. Diferenciar a simple vista la correspondencia que aunque no esté sellada como "personal", deje entrever un perfil íntimo. Trato educado sin caer en el servilismo, y amable sin familiaridad. (Entienda que el jefe, aunque haya estado a su lado por muchos años, es su jefe, no su amigo). Debe también cuidar su apariencia para dar una buena imagen de sí y por consiguiente, de su empresa. Su vestuario, el maquillaje y los accesorios deben ser discretos y adecuados; sus uñas bien cuidadas y su cabello limpio y bien arreglado. Y además cumplir con la normativa establecida por la empresa en sus manuales de procedimientos e informarse sobre lo especificado en el reglamento interno.



FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES MÁS SIGNIFICATIVAS

El(la) secretario(a) es un(a) profesional que trabaja en equipo. Es decir, en general se ocupa de:

  • Recibir, leer y distribuir el correo de entrada de su departamento.
  • Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
  • Mecanografiar/procesar la documentación que se le encomiende.
  • Buscar informaciones pertinentes en la empresa.
  • Realizar tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas (Estadísticas, cuadro de mando del departamento, etc.).
  • Mantener al día y, eventualmente, adaptar el sistema de archivo de su departamento.
  • Participar en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior.
  • Preparar los desplazamientos del personal del departamento.
  • Eventualmente, participar en las reuniones del departamento y redactar los informes y actas correspondientes.
  • Organizar, y en ciertos casos en ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades rutinarias y de trámite.
  • Atender y filtrar visitas y llamadas telefónicas.
  • Concertar las procedentes entrevistas.
  • Conseguir informaciones pertinentes de sus interlocutores.
  • Preparar las condiciones materiales necesarias para la celebración de reuniones, conferencias, etc.
  • Utilizar adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial, etc.)

Resumiendo, debe saber trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en el(ella) y estableciendo relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.




·         Expresar ideas y transmitir mensajes en forma clara y precisa, utilizando el lenguaje escrito.
·         Seleccionar el plan de redacción más adecuado, de acuerdo al tipo de documento y su uso.
·         Realizar documentos con pulcritud, precisión, coherencia y cohesión
·         Transmitir el mensaje deseado de manera clara y eficaz, con el fin de lograr los objetivos planteados al redactarlo.


COMUNICAR es transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor.
REDACTAR es poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad.
(RAE online)
 Permite:
Enunciar
Informar
Pedir
Describir
Persuadir
y muchas otras acciones
La Redacción Comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes a las empleadas en la correspondencia familiar o en la literaria. Pero todas se unen en características en común que podríamos llamar para no olvidarlas, las “4 C”. Ahora sabremos cuáles son:
·         Claridad: Una comunicación es clara cuando el destinatario comprende el mensaje que le ha sido transmitido y no le quedan dudas. Para lograr la claridad es necesario tener un buen vocabulario (que no lleve a confusiones), una buena sintaxis y organizar en forma adecuada las ideas en el texto.
·         Coherencia: No basta tener un buen vocabulario o una buena sintaxis, se necesita que la exposición de las ideas siga una línea, que no se confundan temas dentro del texto. No mezcle ideas, eso demuestra que quien está escribiendo no tiene orden mental.
·         Concisión: En una comunicación concisa se logra decir todo con las palabras necesarias y lo que resulte superfluo queda fuera, pero lo importante es que el receptor no sienta que le faltaron datos por conocer del mensaje. No sea tampoco amigo del estilo telegráfico, sea preciso, pero no demasiado.
·         Corrección: Esta cualidad apunta no sólo a la presentación de un texto (formato, tipo de papel), sino a su ortografía, al uso correcto de la puntuación. Nada más desconcertante que encontrar en un memorando un error ortográfico.

EL PÁRRAFO
Cada una de las divisiones de un escrito, señaladas por letra mayúscula al principio del renglón, y con punto y aparte al final del trozo de escritura.
El párrafo generalmente está compuesto de una idea principal y otras secundarias que complementan o refuerzan la principal.

Ø  Extensión del párrafo
La extensión de los párrafos es variable y no hay normas. Depende del estilo o incluso de la época. Los libros de estilo recomiendan un máximo de 4 ó 5 frases, 20 líneas, o 100 palabras.
Ø  Características.
·         Lleva letra mayúscula al principio del renglón.
·         Se escribe punto y aparte al final del trozo de escritura.
·         Consta de una o más oraciones que desarrollan un solo punto.
·         Comprende una idea general (central) a través de varias oraciones.
·        

Idea central

Idea dependiente 2

Idea dependiente 3

Idea dependiente “N”

Idea dependiente 1
Posee unidad.
·         Tiene coherencia.
Un párrafo bien construido es aquel que contiene una idea principal, secundaria en relación al tema central del texto, y algunas secundarias o dependientes, que complementan la idea principal.
Desde el punto de vista semántico, las oraciones de un párrafo son:
·         La oración principal (temática) la cual proporciona el contenido del párrafo y enuncia el pensamiento que se va a desarrollar. La oración o idea principal se puede encontrar al principio, en medio o al final del párrafo.
·         Las oraciones o ideas secundarias (o complementarias), se encuentran ligadas a la oración o idea principal (dependen de ella) y ayudan a matizar el pensamiento que se va a desarrollar.

Ø  Procedimiento para encontrar la oración o idea principal (temática) en un párrafo
·         Leer atentamente el párrafo
·         Separar las oraciones que lo constituyen por medio de una diagonal.
·         Subrayar la oración que proporciona el contenido del párrafo y que enuncia el pensamiento que se va a desarrollar, la cual es la oración principal o temática.
Ø  Análisis de párrafos
Para encontrar la idea general de un párrafo hay que responder las preguntas: ¿qué pasó?, ¿de qué o quién(es) se habla? y ¿qué se dice de ello? Sin embargo, cabe mencionar que estas preguntas sólo son aplicables a párrafos aislados, y no siempre ayudan a conocer la idea central de un párrafo, sobre todo cuando éste forma parte de un conjunto de ellos que contribuyen al desarrollo total de una idea.
Las ideas secundarias responden a preguntas como: ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿por qué?, etc., las cuales pueden ayudarnos a localizar la idea general cuando ésta no es muy clara.



Ø  Ejercicio:
Lea atentamente el párrafo que aparece a continuación y después de analizarlo, complete la tabla.
En las diversas culturas el luto se representa con distintos colores. En América y Europa se le asocia con el negro. Los gitanos se enlutan de rojo para simbolizar vida física y energía, negando así la muerte. En China, en cambio, se identifica con el blanco, pues esto indica felicidad y prosperidad en la próxima vida; lo mismo ocurre con los musulmanes, pues piensan que quienes fueron buenos en vida toman la forma de aves blancas.
Idea
principal:




Ideas
secundarias










Ideas
complementarias











Ø  ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:

·         Planear antes de escribir:
Ya hemos analizado una serie de características, a fin de proponer algunos elementos indispensables para el desarrollo de la habilidad para redactar mensajes de negocios. Ahora se trata de determinar cuáles son los pasos siguientes para que el mensaje logre captar la atención del receptor, generalmente con poco tiempo para leer.
Captar su atención y obtener una respuesta deseada o no hacerlo, depende de una planeación cuidadosa, que lleve a cumplir con un conjunto de particularidades típicas de un escrito de negocios bien estructurado.
Planear los textos antes de producirlos, permitirá que el proceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:
Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.
Precisar la razón principal del escrito: ¿Solicita?, ¿Reclama?, ¿Cotiza?, ¿Agradece?
Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.
Ordenar las ideas.
Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado.

·         Desarrollar una idea por párrafo:
Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de los principios que ya estudiaste en cursos anteriores: la claridad. Ejemplo:
Los directivos de esta organización estamos empeñados en reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, a través de ascensos y reubicaciones en los cargos. A fin de cumplir con este objetivo, les agradeceremos hacer llegar a la División de Recursos Humanos, fotocopias legalizadas de los certificados de estudios, cursos de capacitación y experiencia laboral.
Como podrás apreciar en el manejo anterior existen dos ideas:
Promover ascensos y reubicación de los funcionarios.
Solicitar fotocopias legalizadas de las certificaciones de estudios, capacitación y experiencia.
Por tal razón, deben construirse dos párrafos:
1. A fin de reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, se promoverán ascensos y reubicaciones en los cargos.
2. Para lograr el éxito en nuestro propósito, les agradeceremos enviar a esta División, las fotocopias legalizadas, de los certificados de estudios, capacitación y experiencia laboral. El plazo para su entrega vence el 10 de abril.

·         Escribir Párrafos Proporcionados:
Es importante recordar el "justo medio" (Principio Aristotélico) en el cual se deben mover todas las cosas. Por lo tanto debes tener presente que párrafos demasiado extensos, podrían llevar a una confusión al lector.
Los préstamos para adquisición de vivienda se concederán a los funcionarios que lleven mínimo tres años de antigüedad, que sean mayores de 18 años y menores de 60; además que no sean propietarios y que demuestren capacidad de pago. Si usted cumple con los requisitos descritos, le aconsejamos presentar la documentación completa; en caso contrario, por favor no insista.
Como podrás notar, la exagerada extensión del párrafo lo vuelve tedioso y de difícil comprensión. Sin embargo, no existe una regla que determine cuántas líneas debe tener un buen párrafo, pero tres o cuatro son suficientes.
De qué manera podría quedar el mismo mensaje más breve y claro:
Los préstamos de vivienda se concederán solo a los funcionarios que reúnan los siguientes requisitos:
     · Ser mayor de 18 años y menor de 60.
     · No poseer vivienda.
     · Demostrar capacidad de pago.

Ø  Enlazar secuencialmente los párrafos:
Usar palabras o frases conectivas para unir en forma lógica y natural un párrafo con otro. Algunos son: Sin embargo, asimismo, por lo tanto, por ejemplo, además, etc.

Ø  Usar un tono adecuado:
Todo escrito tiene una intención comunicativa; tratar de expresarla en los mejores términos debe ser el objetivo permanente. Recuerda que se requiere de una reacción positiva y motivadora por parte del receptor.

Ø  Ser autocrítico:
Es una buena idea el que antes de remitir el documento a su destinatario, se lea una y otra vez; esto permite evaluar su redacción, verificar su presentación y si definitivamente queda una sensación de satisfacción, es porque está listo para ser enviado.
Sugerencias para comenzar un escrito:
No empezar por escribir lo que el lector ya conoce:
Ej.: He recibido una carta el 10 del presente año, en la cual me solicita.
Entrar directamente en materia:
Debido a auditorías extras, programadas en la ciudad de Concepción, le agradezco reservar pasaje para el 10 de abril a las 18:00 horas.

Toda la información entregada en las páginas anteriores, es válida para redactar cualquier tipo de documento. Si aprendes a redactar, estarás en condiciones de hacer cualquier tipo de escrito que se utilice en la empresa. Como por ejemplo: memorándum, notas internas, diferentes tipos de cartas, certificados, constancias, notas verbales, recibos, entre otros.
Pasemos ahora a analizar los diferentes tipos de documentos de uso en la Empresa.
En relación a las empresas privadas, el Oficio es reemplazado por la Carta.
Como podrás apreciar algunos documentos se presentan en ambos sectores. El oficio es el documento principal de la Administración Pública, en cambio en la privada, lo es la Carta.

Abreviaturas
Es la representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras o sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
Hay dos tipos de abreviaturas: convencionales, que son de uso común entre la mayoría de los hablantes (o en ciertos campos), y personales, las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de lo que escribe. Las primeras están más o menos normalizadas (puede haber variantes) y las segundas no.
Se admiten abreviaturas que se han incorporado al idioma: cine, foto, metro, moto, pero no aquellas demasiado informales o coloquiales (recordemos que nuestros escritos estarán enfocados hacia ejecutivos).Entonces no será correcto escribir la depre, el profe, la secre, el celu, etcétera.
Las abreviaturas mantienen la tilde en caso de incluir en su forma la sílaba que la lleva en la palabra desarrollada: mín. por mínimo, pág. por página, admón. por administración, cía. por compañía.
a cuenta
a/c.
  
Documento
doc.
administración
admón.
  
Departamento
Dpto.
administrador
admor.
  
Doctor / doctora
Dr. / Dra.
afectísimo
Afmo.
  
etcétera
etc.
Atentamente
Atte.
  
Formulario
form.
Aproximadamente
Aprox.
  
Factura
Fact
Banco
Bco.
  
Informática
Inform.
Cuenta Corriente
Cta.Cte.
  
Por ejemplo
p.ej.
coste, flete, seguro
c.f.s.
  
Registro
reg.
Cargo
cgo.
  
Sociedad Anónima
S.A.
Cheque
ch.
  
Sociedad Limitada
S. L.
Cédula de Identidad
C.I.
  
Su Seguro Servidor
S.S.S
Descuento
desc.
  
Teléfono
Tel.
Días fecha
d/f. / d.f. /d.fha.
  
Visto Bueno
V.B.

LOS NÚMEROS.
Los más utilizados en redacción se pueden dividir en 3 grandes grupos:


·         Cardinales
·         Ordinales
·         Romanos

Los Cardinales son aquellos números enteros: cero, diez, mil.
Los Ordinales son aquellos que indican ideas de orden o sucesión. Por ejemplo: primero, segundo, tercero.
1.º
primero (primer), ra
  
22.º
vigésimo segundo
2.º
segundo, da
  
30.º
trigésimo
3.º
tercero (tercer), ra
  
40.º
cuadragésimo
4.º
cuarto, ta
  
50.º
quincuagésimo
5.º
quinto, ta
  
60.º
sexagésimo
6.º
sexto, ta
  
70.º
septuagésimo
7.º
séptimo, ma
  
80.º
octogésimo
8.º
octavo, va
  
90.º
nonagésimo
9.º
noveno, na
  
100.º
centésimo
10.º
décimo, ma
  
101.º
centésimo primero
11.º
undécimo, ma/o decimoprimero, ra (onceno, na)
110.º
centésimo décimo
12.º
duodécimo, ma/o decimosegundo, da (doceno, na)

150.º
centésimo quincuagésimo
13.º
tredécimo, ma/o décimo tercero, ra (decimotercio)

200.º
ducentésimo o bicentésimo
14.º
décimo cuarto

300.º
tricentésimo
15.º
décimo quinto

400.º
cuadringentésimo
16.º
décimo sexto

500.º
quingentésimo
17.º
décimo séptimo

600.º
sexcentésimo
18.º
décimo octavo

700.º
septingentésimo
19.º
décimo noveno (o decimonono)

800.º
octingentésimo
20.º
vigésimo

900.º
noningentésimo
21.º
vigésimo primero

1000.º
milésimo
Ø  Los números romanos
Se usa para indicar los tomos de una obra, los capítulos, los siglos, los nombres de reyes, emperadores y Papas. Su utilización es cada día menos frecuente, pero vale recordar que en este sistema se utilizan letras que tienen valores numéricos.
Por ejemplo:   L es 50, C es 100, D es 500, M es 1000.        ¿Cuál es el número de la imagen superior?

Ø  ¿Cuándo se expresa un número en cifras y cuándo en palabras?
Se escriben con palabras:
·         Las cantidades de uno a nueve.
·         Los números cardinales que suenen fáciles al oído y se entiendan al instante sin necesidad de representación gráfica.
·         Los períodos de tiempo y las edades (sesenta y tres años, una hora, treinta minutos).
Se escriben con números:
·         Las cifras superiores a diez.
·         Las fechas.
·         Las medidas del sistema métrico decimal.
·         Los números que expresen habitantes, ediciones, párrafos, apartados, páginas, artículos, versículos, etc.
·         Cualquier número que por su complejidad resulte más claro en su lectura.

Las fechas
Por norma general se establece que los años deben escribirse con el número íntegro de sus cifras. Ejemplo:
“Chile ingresó a la OCDE el 11 de enero de 2010”.
Ahora bien, parece claro que nada impide, en contextos informales, citar los años anteriores al 2000 por sus dos últimas cifras, como es uso general. Ejemplo:
“Somos miembros de la SOFOFA desde mucho antes del 86”
Los años se expresan sin artículo. Ejemplo: "Los precios subieron en 2009".
No es frecuente escribir las fechas enteramente con letras. Suele hacerse sólo en documentos especialmente formales. Un ejemplo de esta situación es la fórmula final de datación de los acuerdos internacionales:
“Hecho en La Serena, el dos de marzo de mil novecientos setenta y cuatro”.
El sistema más común, sin embargo, combina cifras y letras. En este caso, el día y el año se escriben con números arábigos, y el mes con letras e inicial minúscula. Se escribe primero el día, después el mes y finalmente el año, intercalándose siempre la preposición «de» entre día y mes y entre mes y año. Ejemplo:            1 de enero de 2002
En caso de preferir cifras, los términos se separan con puntos y no se utiliza el cero cuando los números son inferiores a diez. La secuencia de los términos es: día, mes, año. Ejemplo:    6.3.1985
La norma de la RAE establece que cuando a la fecha se anteponga la indicación del día de la semana o del lugar en que se firma un documento, se separarán ambos términos mediante una coma:
Antofagasta, 18 de marzo de 1999
Miércoles, 24 de octubre de 2001
A pesar de lo extendido de su uso, ningún mes tiene día primero, porque los ordinales no se usan para indicar los días del mes, sino que se usan los cardinales. El día en que se conmemora el Combate Naval de Iquique es el 21 de mayo (veintiuno de mayo), no el “vigésimo primero de mayo”. ¿Por qué el día 1 de mayo debería decirse “primero de mayo”? (no hay “segundo de mayo” ni los siguientes).

Las mayúsculas
El uso de mayúsculas en español, respeta las siguientes reglas:
·         Al iniciar un escrito.
·         En la primera palabra de cada párrafo.
·         En los nombres propios y apellidos.
·         En los títulos de dignidad o autoridad. Pero sólo si no van con el nombre de la persona. Ejemplo: el Papa, el Presidente de la República, en caso contrario se escribe el papa Francisco o el presidente Barack Obama.
·         Establecimientos y entidades comerciales, industriales o culturales. Ejemplo: Mall Marina Arauco, Museo de Bellas Artes.
·         Organismos públicos y ramas de la política y milicia. Ejemplo: el Ejército de Chile, el Instituto Nacional de Sismología.
·         Fiestas religiosas, patrióticas o populares. Ejemplo: Navidad, Dieciocho de septiembre, Fiesta de la Vendimia.
·         Premios y condecoraciones. Ejemplo: Premio Nobel de Literatura, Orden al Mérito Cultural.
·         Residencias oficiales, edificios. Ejemplo: Palacio de La Moneda, la Torre Coraceros, Palacio de Cerro Castillo.
·         Reuniones o documentos políticos y religiosos. Ejemplo: Cumbre del Pacífico, Encíclica Rerum Novarum.
·         Textos legales al escribirse completos. Ejemplo: Ley Orgánica de Asociaciones Legales.
·         Los artículos que forman parte de un apellido, siempre que no vayan precedidos del nombre. Ejemplo: Javier de la Fuente, pero si sólo nombramos el apellido sería De La Fuente.
¡Atención!
Los nombres de días, meses y estaciones del año se escriben con minúscula.
Si escribe una serie de palabras y debe hacerlo en mayúsculas, no dude en acentuarlas. Las mayúsculas se acentúan, no lo olvide.
Ejemplo:         MI PAPÁ, DE NOMBRE JOSÉ, ES UN BUEN HOMBRE; NO ESTÁ DEMÁS ASEGURARLO.

Ø  Nombres comunes
Son las palabras que utilizamos para nombrar personas, animales o cosas en general.

Ø  Nombres propios
Son las palabras que utilizamos para nombrar personas, animales o cosas en particular, es decir, a uno en concreto.
Ejemplos:.. niño (nombre común),...................................... Álvaro (nombre propio)
río (nombre común),......................................... Amazona (nombre propio)
país (nombre común),....................................... Italia (nombre propio)
club (nombre común),....................................... Chelsea (nombre propio)
tenista (nombre común),.................................. Federer (nombre propio)
océano (nombre común),.................................. Pacífico (nombre propio)
continente (nombre común),............................ Europa (nombre propio)
montaña (nombre común),............................... Everest (nombre propio)
planeta (nombre común),................................. Júpiter (nombre propio)
estrella (nombre común),................................. Sol (nombre propio)

Los nombres propios SIEMPRE se escriben con cada primera letra en mayúsculas.

En el caso de los nombres de personas, se considera ofensivo escribirlos con minúsculas,
así como cortarlos porque no alcanzan en el renglón (línea).


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